L’attività delle agenzie viaggi può essere soggetta ai controlli fiscali effettuati dall’amministrazione finanziaria: la stessa Agenzia delle Entrate pubblica sul suo sito le metodologie di controllo che intende applicare quando effettua le verifiche presso i contribuenti, e l’analisi di questi documenti può fornire validi spunti per adottare delle pratiche e procedure che consentano di evitare ‘problemi’ fiscali in caso di controllo.

 Ritengo importante evidenziare degli aspetti critici e che spesso vengono trascurati in agenzia viaggi. Su cosa si concentra l’attenzione dei verificatori dell’Agenzia delle Entrate?

Innanzitutto la loro attività si divide in precisi passaggi:
– Fase dell’accesso all’interno dell’agenzia viaggi e raccolta della documentazione
– Raccordo tra documentazione emessa e ricevuta (fatture di vendita e di acquisto), IVA dovuta e relative imposte sui redditi
– Analisi del fatturato e delle operazioni più ricorrenti
– Controlli incrociati con fornitori e clienti (sulla base degli estratti conto recuperati in agenzia)

In cosa consiste la fase dell’accesso all’interno dell’agenzia per la raccolta della documentazione nei controlli fiscali ?
I verificatori si concentreranno non solo sulla documentazione contabile, ma anche e soprattutto sulla documentazione extra-contabile tipica delle agenzie viaggi, che fornisce loro un validissimo supporto per conoscere eventuali operazioni non fatturate, e che in altre attività economiche non viene utilizzata: in particolare gli estratti conto (ricevuti dagli operatori, oppure emessi dall’agenzia stessa nei confronti dei clienti o di altre agenzie viaggi), i contratti con gli operatori e le giacenze di cassa.

Come noto le agenzie viaggi svolgono anche l’attività di ‘riscossori’ per conto degli operatori, cui girano gli importi incassati trattenendosi le relative provvigioni o compensi maturati, e proprio l’entità delle giacenze in cassa nei vari periodi dell’anno costituiscono validissimo indicatore di eventuali diritti o fee maturate sui quali i verificatori si basano per valutare se tutto ciò che doveva essere fatturato (e quindi oggetto di imposte Iva e dirette) è stato debitamente documentato.

Altro fondamentale strumento a disposizione dei verificatori sono i programmi gestionali utilizzati in agenzia: questi infatti contengono molteplici informazioni sulle pratiche gestite e l’agenzia delle entrate ha la possibilità di accedere a tutte le notizie riguardanti le pratiche di viaggio trattate dall’agenzia, oltre a verificare le caratteristiche delle operazioni (ad esempio pratiche al netto o commissionabili, pratiche Ue o ExtraUe, pratiche chiuse – viaggiatore partito – o ancora aperte, ecc.).

È importante quindi, per chi opera in agenzia viaggi, essere consapevole che gli strumenti di lavoro (software, estratti conto, contratti, ecc.) costituiscono un ‘libro aperto’ per i verificatori e diventa quindi fondamentale avere tutti i documenti fiscali e contabili in regola in relazione alle pratiche lavorate.

Inoltre i verificatori nei  controlli fiscali si concentrano sul raccordo tra documentazione emessa e ricevuta (fatture di vendita e di acquisto), IVA dovuta e relative imposte sui redditi.

Diventa quindi fondamentale l’accurata verifica da parte delle agenzie viaggi, circa la precisa corrispondenza della documentazione all’interno delle varie pratiche, cioè che:
– Per le pratiche nette siano presenti tutte le fatture di vendita emesse a fronte delle fatture di acquisto ricevute dagli operatori, o in alternativa avere tutta la documentazione di supporto che documenti la mancata emissione (ad esempio: viaggiatore non ancora partito o pratica non saldata al 100%, annuallmenti e penali, ecc.)
– Per le pratiche commissionabili siano presenti tutti i documenti relativi, e cioè fattura 74ter dell’operatore da consegnare al cliente e autofattura 74ter comma 8 che costituisce il ricavo da contabilizzare per l’agenzia.

Particolarmente critica ritengo sia la gestione degli “sconti” concessi alla clientela in caso di pratiche commissionabili in sede di controlli fiscali .

Se infatti l’agenzia viaggi vende un pacchetto turistico del valore (ipotizziamo) di euro 10.200,00 ad un prezzo (scontato) al cliente di euro 10.000,00 appare evidente come l’agenzia viaggi stia riconoscendo al cliente uno sconto di euro 200,00. Su tale pacchetto l’agenzia viaggi riceve una provvigione dall’operatore, tramite autofattura, di euro 800,00 ma in realtà tale provvigione è diminuita dallo sconto concesso al cliente.

Infatti mentre dal tour operator riceverà sempre e comunque la fattura per il viaggio (da consegnare al cliente) di euro 10.200,00 e l’autofattura per la sua provvigione di euro 800,00, in realtà in contabilità non dovranno essere rilevati ricavi per euro 800,00 , bensì dovrà essere rilevato lo sconto di euro 200,00 concesso al cliente.

Come dimostrare all’agenzia delle entrate che, nonostante i documenti ricevuti, il ricavo è di euro 600,00 e non di 800,00?

L’agenzia viaggi dovrà porre attenzione a far firmare un apposito documento o estratto conto al cliente, dove si ha evidenza di tale sconto, in modo che costituisca prova (e documento da inserire in contabilità) circa il minor importo di provvigione percepita a seguito dello sconto concesso.

Questi particolari spesso vengono trascurati in agenzia ma ritengo fondamentale evidenziarli in modo da evitare che vengano pagate imposte su ricavi in realtà non percepiti o, peggio ancora, che in sede di verifica fiscale l’agenzia delle entrate possa evidenziare carenza di documentazione e aumentare i ricavi da sottoporre a tassazione.

Inoltre i verificatori dell’Agenzia delle Entrate si concentrano sull’analisi del fatturato e delle operazioni più ricorrenti delle agenzie viaggi.

Questa attività di  controlli fiscali si concretizza nella verifica di quello che viene definito “prezzo confidenziale” e cioè il costo sostenuto dall’agenzia viaggi per l’acquisto di un prodotto o servizio che è profondamente diverso dal prezzo di mercato in quanto l’agenzia viaggi negli accordi commerciali con gli operatori definisce un prezzo definito appunto “confidenziale”.

Dall’analisi della differenza tra prezzo confidenziale e quanto pagato dal cliente, i verificatori dell’agenzia delle entrate ritengono di poter definire quello che costituisce l’utile per l’agenzia viaggi.

Al di là di numerosi aspetti commerciali che l’agenzia delle entrate può non conoscere od anche non comprendere, in quanto l’attività nel settore turismo è particolarmente complessa, è fondamentale avere tutta la documentazione di supporto pronta per rispondere ad eventuali dubbi od osservazioni da parte dei verificatori: di particolare importanza, e spesso trascurata, è la parte relativa alla documentazione o contabilizzazione delle fee, dei diritti, sui servizi di biglietteria  o comunque per prestazioni a soggetti privati che non chiedono né fattura né ricevuta per i diritti d’agenzia.

Proprio su questo aspetto si concentrano i verificatori, analizzando i volumi di incassi relativi ai servizi di biglietteria, per “scovare” eventuali commissioni non contabilizzate e sulle quali sono dovute imposte (IVA o imposte dirette).

Attenzione agli estratti conto dei vettori, magari obsoleti o annullati da altri estratti conto emessi in data successiva per pratiche non chiuse o biglietti non confermati: l’agenzia delle entrate infatti ritiene molto importanti gli estratti conto emessi dagli operatori, e da questi ritiene di poter determinare il volume d’affari intermediato dall’agenzia e quindi i ricavi che questa deve contabilizzare e dichiarare.

Inoltre verificatori dell’agenzia delle entrate possono effettuare controlli fiscali basati su “controlli incrociati” con fornitori o clienti.

Appare sicuramente comprensibile a tutti come strumenti dichiarativi fiscali come lo “spesometro” (elenco clienti-fornitori) fornisca all’amministrazione finanziaria validissimi strumenti per verificare che le fatture emesse o ricevute dai partner dell’agenzia viaggi (fornitori o clienti)  siano state debitamente contabilizzate, ma l’agenzia delle entrate adotta anche altri e meno diretti strumenti.

In particolare l’agenzia delle entrate ritiene di fondamentale importanza i servizi accessori ai pacchetti turistici commercializzati: in particolare le assicurazioni.

Infatti una delle prassi adottate dai verificatori è quella di risalire ai pacchetti turistici venduti attraverso l’elenco dei viaggiatori richiesto alle compagnie di assicurazione: una volta avuto l’elenco dei soggetti assicurati, verrà effettuato il controllo incrociato con il software gestionale dell’agenzia, per risalire ai pacchetti turistici venduti ai soggetti assicurati e verificare se sono stati emessi e contabilizzati tutti i documenti di ricavo.

Altri controlli fiscali incrociati solitamente adottati sono quelli relativi alle attività promozionali e pubblicitarie, oggi ancora più alla mano delle agenzie viaggi anche di piccole dimensioni grazie all’utilizzo dei social network come canali di comunicazione: i verificatori infatti hanno esplicite istruzioni di raffrontare la documentazione pubblicitaria con eventuale documentazione ufficiale presente in agenzia circa pratiche o pacchetti turistici promossi in rete.

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