Le fatture elettroniche XML emesse dal 1° gennaio 2019 saranno sicuramente soggette all’obbligo di conservazione a norma, tanto per l’emittente quanto per il cessionario/committente che le riceve attraverso il Sistema di Interscambio (SdI). Analoghe considerazioni valgono, in via anticipata, per quelle obbligatoriamente emesse in formalità elettronica dal 1° luglio 2018 nei seguenti casi:

“a) cessioni di benzina o di gasolio destinati a essere utilizzati come carburanti per motori a eccezione delle cessioni di carburante per autotrazione presso gli impianti stradali di distribuzione, per le quali il comma 920 si applica dal 1° gennaio 2019;

  1. b) prestazioni rese da soggetti subappaltatori e subcontraenti della filiera delle imprese nel quadro di un contratto di appalto di lavori, servizi o forniture stipulato con un’Amministrazione pubblica”.

Ciò premesso, ferma restando la possibilità di ricorrere a soluzioni di mercato, si evidenzia che l’Agenzia delle entrate offre la possibilità di attivare un servizio gratuito che permette la conservazione per 15 anni delle fatture XML che transitano attraverso il SdI. Per attivare tale servizio è necessario concludere l’apposito accordo di servizio con l’Agenzia delle entrate (accordo che dura 3 anni ed è rinnovabile) attraverso l’area autenticata “Fatture e Corrispettivi”.

Come specificato nel manuale del servizio di conservazione (nuova versione disponibile dal 2 luglio 2018 e scaricabile in detta sezione assieme al citato accordo):

  • la conservazione delle fatture elettroniche (sia attive sia passive) che transitano per il SdI avverrà in modalità implicita e automatica (a prescindere che la fattura sia elettronica per obbligo o per scelta)[1];
  • per quanto transitato ante attivazione è comunque possibile fruire del servizio con modalità manuale (upload) ricordando di rispettare i termini di normativa (vedi Figura 3).

La normativa prevede che il processo di conservazione debba avvenire (concludersi) entro 3 mesi dalla scadenza della dichiarazione dei redditi relativa all’anno d’imposta della fattura (D.M. 17 giugno 2014 e risoluzione n. 46/E/2017). In sostanza, per le fatture elettroniche del 2018, c’è tempo fino al 31 gennaio 2020 (3 mesi dalla dichiarazione redditi del 2018 in scadenza – salvo modifiche – il 31 ottobre 2019).

Chi è già abilitato con il fisco telematico (Entratel o Fisconline) oppure e dotato di credenziali CNS o Spid, può attivare l’accordo di servizio con pochi semplici passaggi. Bastano pochi click, un’unica volta (vedi Figure da 1 a 3).

L’attivazione è comunque possibile anche attraverso un intermediario, previa delega diretta conforme al modello contenuto nel provvedimento dell’Agenzia delle entrate del 13 giugno 2018 (vedi Figura 4).

Si evidenzia che il servizio di conservazione dell’Agenzia delle entrate riguarda solo le fatture in formato XML transitate per il SdI (non accetta eventuali altri format quali, pdf, jpg, txt). Per le altre in formato analogico (ad esempio quelle da/per l’estero) non esistono obblighi di conservazione sostitutiva.

Appare utile evidenziare, infine, come non risultano esservi motivi per rinunciare all’opportunità di attivare il servizio gratuito dell’Agenzia delle entrate anche laddove si scelga di fruire comunque delle soluzioni (a pagamento) offerte dalle software house o dai gestori in outsourcing. Soluzioni, quelle di mercato, che spesso prevedono condizioni generali che tendono a ostacolare eventuali recessi. Fra le condizioni generali dei servizi di mercato non è raro osservare infatti clausole che, in caso di recesso, prevedono la cancellazione degli archivi entro pochi giorni (ad esempio 45) dalla cessazione del contratto (si ricordi che le fatture – civilisticamente – vanno conservate per almeno 10 anni).

 

Figura 1 – Accesso all’area autenticata “Fatture e Corrispettivi”

Figura 2 – Adesione all’accordo di servizio

 

 

 

Figura 3 – Le opzioni di servizio

Figura 3 – Estratto delega all’intermediario

Estratto modello delega ex provvedimento dell’Agenzia delle entrate 13 giugno 2018 per conferire all’intermediario la possibilità di attivare il servizio di conservazione sostitutiva gratuita con l’Agenzia delle entrate (vedi opzione 5)
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[1] Si evidenzia peraltro che, come precisato nella circolare n. 13/E/2018, una volta attivato l’accordo di servizio vanno in conservazione automatica anche le fatture elettroniche verso la P.A. che passano per il SdI. Si pensi, ad esempio, ai molti casi delle fatture del GSE che, fino a oggi, i contribuenti si sono dovuti gestire con soluzioni di mercato a pagamento.

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