Cosa devo fare delle fatture elettroniche emesse e ricevute negli ultimi mesi (da luglio) tramite il Sistema di Interscambio (SdI)? Come mi comporto con le FE obbligatorie nei carburanti e subappalti nella filiera dei lavori pubblici, per intenderci, e per quelle che eventualmente ho emesso (lato attivo) o ricevuto (lato passivo) per adozione in via facoltativa della modalità XML/SdI? Come funziona: le posso stampare e conservare su carta o le devo conservare in modo sostitutivo ai sensi del D.M. 17 giugno 2014? E devo adottare numerazioni e registri sezionali come mi è sempre stato suggerito per le fatture elettroniche emesse verso la P.A. o posso adottare quelli ordinari? Questi alcuni dei quesiti che coinvolgono gli operatori in queste settimane. Proviamo a fare il punto premettendo che l’Agenzia delle entrate non ha ancora fornito tutti i chiarimenti che sarebbero stati invece necessari e opportuni.
La circolare n. 13/E/2018
La prima questione (e cioè quella se la fattura che passa per il SdI possa essere stampata e conservata in modo analogico) è sostanzialmente quella posta anche nel quesito di cui al § 3.1 della circolare dell’Agenzia delle entrate n.13/E dello scorso 2 luglio a cui però l’Agenzia, di fatto, non ha risposto spostando bensì la formulazione della risposta sulla registrazione ex articoli 23 e 25, D.P.R. 633/1972. A tal riguardo la circolare precisa, infatti, che le novità in materia di fatturazione elettronica introdotte dalla Legge di Bilancio 2018 non hanno inciso su detti obblighi di annotazione per i quali “restano dunque valide non solo tali disposizioni, ma anche le delucidazioni fornite in passato sulle stesse tramite molteplici documenti di prassi”.
Numerazione sezionale o anche semplicemente registri ordinari?
Il richiamo alla vecchia prassi alimenterebbe, per certi versi, i dubbi se, in presenza di alcune fatture elettroniche, per evitare di dover conservare anche le altre (quelle cartacee) in modo sostitutivo, sia ancora necessario adottare numerazioni e annotazioni sezionali delle fatture elettroniche come spiegato in passato dalla prassi (circolare n. 36/E/2006, § 5.3; risoluzione n. 161/E/2007; risoluzione n. 267/E/2007). Ciò premesso pare, tuttavia, che tale accorgimento non sia più necessario considerato il diverso tenore del nuovo decreto sulla conservazione sostitutiva (D.M. 17 giugno 2014) che, a differenza del precedente (D.M. 23 gennaio 2004 e circolare n. 45/E/2005), non richiede espressamente l’obbligo di operare, per periodo d’imposta, la medesima modalità di conservazione per tutti i documenti rientranti nella medesima categoria. Va da sé che l’adozione di sezionali è comunque sicuramente possibile e, dal punto di vista prudenziale, consigliabile.
Basta la stampa o serve la conservazione a norma?
In merito a quest’altra questione si ritiene che, fino a fine 2018, l’obbligo o meno di conservare a norma le fatture elettroniche dipenda dalla natura obbligatoria o facoltativa dell’emissione della fattura stessa. Dal 1° luglio, com’è noto, l’obbligo di emissione della fattura elettronica decorre in via anticipata per subappalti e le subforniture nella filiera degli appalti pubblici nonché per le cessioni di benzina e gasolio per autotrazione tranne quelle effettuate presso impianti di distribuzione stradale (articolo 1,comma 917, L. 205/2017). Al di fuori di questi casi dovrebbero potersi ritenere ancora valide le precisazioni fornite con la circolare n. 18/E/2014 secondo le quali:
(i) il ricorso alla FE è subordinato all’accettazione (ancorché non sia necessario un accordo formale) da parte del destinatario (articolo 21, comma 1, D.P.R. 633/1972);
(ii) non vi sono vincoli di simmetria (fra fornitore e cliente) e la materializzazione, su carta, con conservazione analogica (cartacea) rappresenta un comportamento concludente del destinatario circa la sua intenzione di non accettare la fattura come elettronica (§ 1.5);
(iii) anche se il destinatario non accetta tale processo, la fattura rimane tuttavia elettronica in capo all’emittente, con conseguente obbligo di conservazione sostitutiva da parte di quest’ultimo (§ 1.1).
Non sembra vi debbano essere dubbi, invece, circa il fatto che le fatture emesse per obbligo normativo (ad esempio subappalti nella filiera dei lavori pubblici dal 1° luglio 2018) debbano essere conservate in modo sostitutivo a norma, tanto dal fornitore quanto dal cessionario/committente soggetto passivo in forza dell’articolo 29, comma 3 – secondo periodo – del D.P.R. 633/1972. Anche in considerazione del fatto che in tal caso il cessionario/committente non può esimersi dal “pretendere” la fattura elettronica (pena l’obbligo di attivare l’autofattura denuncia ex § 6 del provvedimento), si ritiene che detta fattura debba essere conservata a norma anche dal destinatario (l’appaltatore), tanto più che, dal 1° luglio, l’Italia è stata autorizzata (Decisione UE 2018/593), non solo a imporre l’obbligo della fattura elettronica ma, anche, a disporre che l’uso delle fatture elettroniche non sia subordinato all’accordo con il destinatario.
Ciò detto non sempre è comunque facile distinguere quando la fattura è stata emessa elettronica per obbligo oppure per scelta dell’emittente (si veda la tavola a seguire).
| Il caso | Obbligo conservazione a norma |
| Fattura verso la P.A. | Sì |
| Fattura subappalti/subforniture filiera appalti pubblici | Sì, per quelle emesse dal 1° luglio 2018 |
| Forniture carburanti (diesel e benzina) per autotrazione – all’ingrosso (dalla compagnia al benzinaio; dal consorzio al cliente per la cisterna aziendale, etc.) | Sì, per quelle emesse dal 1° luglio 2018 |
| Forniture carburanti fatta dal benzinaio alla pompa | No per quelle emesse fino al 31 dicembre 2018 (*); Sì dal 1° gennaio 2019 |
| Forniture carburanti con il sistema del “netting” | Non è mai stato chiaro se le fatture (di fatto) già emesse in XML dalle compagnie con il sistema del “netting” siano in regime di obbligo o di facoltà (tale dubbio risulta tanto più avvalorato dalla proroga al 1° gennaio 2019 della decorrenza dell’obbligo della FE per le cessioni effettuate “presso gli impianti di distribuzione stradale”). |
| Fatture emesse in via elettronica per scelta (fino al 31 dicembre 2018) | Sì per l’emittente
No per il destinatario |
| (*) Paradossalmente la proroga della disciplina della scheda carburanti operata con il Decreto Dignità fino al 31 dicembre 2018 vieterebbe al benzinaio di emettere fattura tranne in casi particolari (ad esempio verso gli autotrasportatori oppure nel caso di fatturazione differita emessa a fronte di buoni/ddi o con scontrini del self service). Va da sé che detto paradosso contraddice lo spirito di avvio del processo di fatturazione elettronica. | |
Termini per la conservazione sostitutiva a norma
Si ricorda, infine, che la conservazione sostitutiva a norma va effettuata entro il termine di 3 mesi dalla scadenza della dichiarazione dei redditi (D.M. 17 giugno 2014 e risoluzione n. 46/E/2017). Per le fatture del 2018 (considerato che la scadenza della dichiarazione dei redditi 2018 sarà – salvo modifiche – il 31 ottobre 2019) la conservazione dovrà essere conclusa entro il 31 gennaio 2020. Si evidenzia anche la possibilità di effettuare la conservazione sostitutiva a norma delle fatture XML transitate per il SdI sfruttando (previa attivazione) il servizio gratuito dell’Agenzia delle entrate.
